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作者:黄高才 刘会芹 来源:应用写作杂志社
公告是所有公文中用错频率最高的一个文种,各种媒体发布的告启类文书和各级职能部门张贴的文告中,随时随处可见公告这一文种错用的例子。因为公文常常传达的是一级政府或其职能部门的声音,文种错用,将直接影响政府的对外形象。现实生活中,因为文种误用闹了笑话而拟文者“挨板子”的事情时有发生。为了便于广大的文秘工作者彻底弄清楚公告的使用条件,正确使用文种,我们在这里对照公告的使用条件,就几种常见的公告错用情况做一举例分析。
  


一、公告的使用条件

  使用公告这一文种必须同时满足三个条件:一是所发布的内容必须能够真正称得上“重大事项”或者是“法定事项”;二是发文主体必须具有使用公告这一文种的资格或者得到发布“授权”(其中包括法定授权);三是从发文的范围和受文对象来看,必须至少是在具备资格的发文主体所在的行政范围内需要家喻户晓、人人皆知的,或者是受文者遍布全国各地或世界各地,并且不采用公告发布很难全部送达的。只有同时满足了以上三个条件,才能使用公告这一文种。
  


二、几种常见的公告错用情况例析

  从大的层面上看,公告错用主要有以下几种情况:一是发布的内容算不上“重大”,同时又非“法定事项”;二是发文主体不具备发布公告的资格,这种情况占到公告错用的60%以上;三是文告的发布范围达不到“全局”性的要求。
  从文种混淆的角度来看,主要有以下几种情况:
  1.通告错用为公告
  某市人民政府发布了一份题为《市政府关于人民防空警报试鸣的公告》的文告,文告全文如下:
市政府关于人民防空警报试鸣的公告
  根据《中华人民共和国人民防空法》和《××省实施〈中华人民共和国人民防空法〉办法》规定,市政府决定,每年5月18日为我市人民防空警报试鸣日。
  今年人民防空警报试鸣信号规定为防空袭警报信号。
  预先警报:鸣36秒,停24秒,反复三遍为一个周期;
  空袭警报:急促短音鸣6秒,停6秒,反复十五遍为一个周期;
  解除警报:连续鸣3分钟为一个周期。
  试鸣时间确定为:2010年5月18日上午11时开始,11时30分结束。
  希望全体市民能正确区分和熟记防空袭警报信号,不要惊慌,保持正常的工作生活秩序。
  特此公告
××市人民政府
         二O一一年五月十三日
  仔细阅读这则文告,可以得到这样几个信息:一是本次防空警报试鸣是在市区范围内进行的,须知对象是一定范围内的人群,而非“××市人民政府”所辖的全部。二是发文主体是一个地级市人民政府。
  根据国务院《国家行政机关公文处理办法》和有关法规的规定来看,由于公告宣布的是重大事项和法定事项,发文的权力被限制在高层行政机关及其职能部门的范围之内。具体来讲,国家最高权力机关(人大及其常委会),国家最高行政机关(国务院)及其所属部门,各省、自治区、直辖市行政领导机关,某些法定机关(如税务局、海关、铁路局、人民银行、检察院、法院等),有制发公告的权力。其他地方行政机关,一般不能发布公告。这里的“一般不能发布公告”是指,在没有非常重大的内容或者不需要在很大范围内发布的情况下,是不能发布公告的。由此可见,上面这则文告不论就其须知人群的范围,还是就其发布主体的资格来看,都没有满足公告使用的条件。
  那么,这则文告使用什么文种来发布比较合适呢?应该使用通告。一是通告适用于在一定范围内发布需要特定人群知晓的一般性事项,即在一定范围内应当遵守或周知的事项。上则文告的内容即一般性事项,并且是只需一定范围内的人们周知的事项。二是通告发布的内容比较具体,使用主体不受级别限制。上则文告的内容是具体事项,其发文主体也属于通告这一文种的法定使用者。
  2.通知错用为公告
  现实生活中,由于对通知和公告两个文种的使用条件、使用情形把握不准而将本该用通知行文的事项用公告发布出去的情况时有出现。如下面这则文告:
××市2011年残疾人就业招聘洽谈会公告
各用人单位、广大残疾人朋友:
  为进一步提升残疾人就业工作水平,使更多残疾人通过劳动就业充分融入社会,实现自身价值。市残联决定于2011年5月28日9点-15点在××市体育馆内举办“××市2011年残疾人就业再就业大型招聘洽谈会”。热忱欢迎各用人单位莅临招才纳贤,广大残疾人朋友积极参与,寻找合适的就业岗位。
联系电话:××××-××××××××
联 系 人:×××
特此公告。
××市残疾人康复就业服务中心       二O一一年五月十七日
  我国现行的有关法规规定:党团组织、社会团体、企事业单位,不能发布公告。这就是说,这则文告的发文主体不具备公告的发布资格。这是其一。其二,本文告发布的内容既算不上“重大事项”,也非“法定事项”。其三,本文告的须知对象只限于一定区域内的特定人群。因此,不论从哪个角度讲,本文告使用公告行文都是错误的。
  那么,就本文告的内容和发布对象来讲,应该使用什么文种呢?因为按照有关保障残疾人就业的政策规定,“残疾人康复就业服务中心”与用人单位有着业务上的隶属关系。与此同时,“残疾人康复就业服务中心”与“残疾人朋友”有服务与被服务的“隶属”关系。从另一个角度讲,此文告的受文对象是明确而具体的。因此,这则文告用通知的形式发布是比较合适的。
  3.启事错用为公告
  由于发文主体对自身的发文资格缺少权衡,滥用和错用公告的现象比较严重。加之一些媒体受利益的驱动,对一些广告性的告启文书审查不严,使大量的告启类文书贯上“公告”二字发布。如下面这则登载于某报上的文字:
西安市××商会公告
  西安市××商会经西安市工商联审查、西安市民政局批准同意筹备成立,将于7月6日召开成立大会。祈请在西安地区的××籍商人、企业家踊跃报名参加,共商建会大计。
  时间:2011年6月××日――7月××日
  商会地址:西安市××二路××号××银行大厦
  电话:××××-××××××××
  传真:××××-××××××××
  QQ群号:××××××××
  联系人:×××
西安市×××商会筹备组
组长:×××
2011年6月27日
  作为一个民间组织,本文的行文主体是不具备发布公告资格的。与此同时,这则文书发布的事项、需要发布的范围都远远达不到公告的使用条件。这是公告滥用和错用的典型案例。
  那么,这里应该使用什么文种比较合适呢?因为这是一则公开告知特定人群具体事项的文书,并且告知的内容对特定人群不具备强制约束力。因此,这里用启事比较合适。


三、公告使用应该注意的几个问题

  公告的错用和滥用不仅破坏了法定公文的严肃性,而且对发文者自身的声誉影响有时也是很大的。一些单位和团体,或是出于抬高自己的目的,或是企图达到理想的告启效果,在不该使用公告行文的情况下滥用公告。这样做的结果,不仅不能达到预期的目的,反而会给人留下“没有常识”的印象,最终适得其反。因此,公告的使用应该注意以下两个问题:
  一是要正确认识公文使用的价值和意义,树立文种使用的规范意识,正确地使用文种。这样既能保证发文效果,同时也能维护自身的声誉。
  二是严格坚持公告使用的条件,在实际应用时要注意全面衡量,不错用公告行文。特别是要弄清楚易造成错用的几个文种与公告在使用主体、使用情形等方面的严格区别,以便使用时正确选择。
(作者单位:咸阳高才语言文字工作室)

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关键词:公告, 公文, 刘会芹, 黄高才,

(全文完        )

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