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作者:王阳 来源:应用写作杂志社 (《应用写作》2007年第12期)

  职位说明书,又称工作说明书,是对工作分析的结果(如工作描述、工作资格等)进行整合而形成的具有企业法规效果的正式文本,包括职位标识、职位概要、工作职责,关键绩效指标、工作联系、任职资格、确认签字等七个部分。

  编制职位说明书是企业各项人力资源管理中最为基础的工作,也是薪酬制度、考核标准、培训内容等确立的依据。

  企业中不同的岗位都有其特定的地位和职责,制作职位说明书时需要把握目标岗位的工作流程,并熟识撰写规范,否则会影响职位说明书的作用。笔者在从事咨询工作中发现,企业在编写职位说明书时经常出现的问题有以下几个:

  问题一 混淆职位概要的内容

  职位概要,实际上是要求用一句话概述该职位的使命及作用。但如果简单从字面上理解,很可能犯两类错误:其一,将其与职位标识混淆,进而省略对该部分的描述;其二,将其定位为对岗位职责的简单陈述,导致该项目与“工作职责”项目之间内容边界的模糊,最终演变为工作职责的简略版。

  问题二 核心项目的遗漏或赘述

  工作职责是职位说明书的核心部分之一。在描述时,如果忽视与工作分析调查和访谈结果的结合,就可能影响其周全性和完备性。比如,在人力资源部经理的工作职责中必然有对公司制度、计划等文件的管理,但如果撰写者缺乏对该职责的了解很可能只会简单地描述为“组织编制年度部门工作计划、总结”,“组织实施人力资源管理的规章制度、文件”等,而一些报批、审核、督导等若干细节性职责就被忽略掉了。

  任职资格是职位说明书的另一核心部分。它是任职者履行职位职责时,所应具备的最低资格条件(或称必备要求),包括学历、工作经验,核心知识、核心能力、通用技能、素质要求、工作环境等。如果不能区分各类项目的内涵,可能导致重复描述。比如,人力资源部经理的“核心能力”一栏中有“较强的协调能力和沟通能力”的规定,如果在“通用技能”一栏又要求任职者具备“能够建立并维护公司内外部良好的工作关系”的技能,很显然,这两部分的描述是内含因果联系的语义重复。

  问题三 用语随意、遣词粗糙

  职位说明书的很多项目需要以规格化的模式和语词加以描述,如果不能谨慎用词、斟酌用语,将可能产生歧义或弱化说明书的精准性。比如,将人力资源部经理的一项工作职责描述为“负责企业人力资源管理制度、计划等的制定和执行”,就会产生以下疑问:首先是语义不清。“负责”指的是亲力亲为,是组织安排,还是工作监督?第二是职责不明。“企业人力资源管理制度、计划等文件的制定和执行”是一个连续性的管理过程,涉及组织、管理,制定、核批、审查、督导、实施等诸多工作环节,仅以一句话粗略带过,造成职责描述不清,也显然与人力资源部经理实际的工作内容不符。

  再比如,人力资源部经理的任职者,应通晓现代人力资源引进、开发、管理等方面的知识,精通国家及地区的劳动法规和政策,可如果在职位说明书的任职资格中被描述为“掌握现代人力资源引进、开发、管理等方面的知识,知道国家及地区的劳动法规和政策”,表述方式缺少了程度性词语的修饰,无形中扩大了任职者的资格范围,弱化了职位说明书的准确性。

  问题四 主次不分、轻重不明

  有的企业认为,职位说明书就是一个职位的流水账,编制时无需注意太多,只要把能想到的写全了就好。殊不知,漂亮的职位说明书就好像岗位的“标签”,能够让不了解它的人马上把握概况、让热悉它的人立刻洞悉要点,企业如果在描述职位责任、工作联系、任职资格等项目时,不分主次、无视重点地“眉毛胡子一把抓”,那么职位说明书的作用也就被泯灭了。

  实际上,如果企业能够掌握一定的编制技巧,就能够克服以上的问题。由于职位说明书与具体岗位相关,需要结合该岗位的特点、性质、要求等内容加以描述。笔者选取力资源部经理岗位分析一下。

  要点一 明确职位说明书各项目的边界

  撰写职位说明书之前,应准确定位各项目的内涵和边界。职位标识是一个职位最基本、独特的信息,帮助人们形成对该职位的直观印象,并与其他职位相区别。职位标识包括职位名称、职位所在部门、职位编码以及编制日期等四个内容。工作职责则是对职位概要的具体化和明细化,是对特定职位主要的职能及对应职能下所涵盖的主要职责的详细描述。而职位概要则是从宏观层面把握职位职责的一种概括性表述,不同于职位标识和工作职责。

  职位概要一般要求按照“职责+范围+目的”的范式进行。比如,人力资源部经理的职位概要是“组织管理公司人力资源的选、用、育、留工作,保证公司发展和管理工作对人力资源数量和质量的要求。”其中,“组织管理人力资源的选、用、育、留工作”是人力资源部经理的职责,职责的权限范围为“公司”,目的是“保证公司发展和管理工作对人力资源数量和质量的要求”。

  要点二 认真梳理工作分析的结果,力求全面、无遗漏

  无论是工作职责的描述,还是任职资格的规定,都应遵循“穷举、互斥”原则,达到“既包括所有工作内容,又避免相互重叠”的目的。

  为确保工作职责描述的完备性,对于部门、科室等负责人的职能,原则上可分为“制度、计划、文件管理”、“业务管理”、“部门/科室管理”、“其他”等四大类。其中,如果“业务管理”类涉及的内容较多,还可以进—步细分为具体的业务职能。一般员工的职能,可按照其工作的流程划分。比如,人力资源部经理的职能就分为“制度、计划、文件管理”、“组织与职位管理”、“招聘管理”、“培训管理”、“部门管理”、“其他”等几类。“其他”类中主要涉及与平行部门的业务协作关系,以及完成上级领导布置的工作任务。

  为避免任职资格规定的反复性,首先要明确各项目的内涵。比如,核心知识是完成本职位工作所需的关键知识;核心能力是职位对任职者的关键能力要求;通用技能则是一种实际操作能力,包括计算机使用技能、写作技能、外语运用技能等。进而圈定各项目书写的内容或格式。比如,“核心知识”就是载入文件、书本的文字性内容;“核心能力”的描述,最好按照“应具备的能力+要完成的任务或活动”的模式进行;若职位要求任职者掌握CAD技术、EXCEL的使用或编写某种计算机语言程序等,就写入“通用技术”中。

  要点三 拿捏语词,描述准确,切合实际

  描述工作职责时应特别注意用词的恰当性,最好选择比较专业的词汇,如下表:

  因而,人力资源部经理“负责企业人力资源管理制度、计划等的制定和执行”这一职能,就可扩展为诸如“组织建立、健全人力资源管理相关各项制度,报批后组织实施”、“组织编制年度人力资源管理工作计划,报批后组织实施”、“审核人力资源管理相关文件并督导实施”、“督导人力资源管理制度、计划等文件执行”等若干明晰,具体的工作职责。

  另外,在描述职位所需的“核心知识”、“核心能力”、“通用技能”等项目时,应注意运用程度性词汇。比如,核心知识可分成“非常熟悉”、“熟悉”、“了解”三个层次。人力资源部经理应“熟练掌握现代人力资源引进、开发、管理知识”,“全面理解公司的发展远景,熟悉公司和专业公司的业务整体运作流程及制度,熟悉公司各部门的职能、职责、职权”。再比如,核心能力可分成“很强”、“较强”、“一般”三个层次。人力资源部经理的核心能力之一是“很强的计划管理能力,能有效制定公司的人力资源管理工作相关制度并督导实施”。

  要点四 主次分明,突出重点

  工作职责包括职能和具体职责两个部分。职能是根据业务流程或工作性质、内容对各项职责的概括;具体职责是对某项职能执行过程的描述。为体现条理性,二者最好都按照业务流程的顺序加以描述。若职能间缺乏必要的流程关系,也庳按照相对重要性排序确定。所谓相对重要性,即岗位职责的主次顺序或占用任职者工作时间多寡的权衡。

  为进一步突出重要性,一般每个职位的职能划分以及对每项职能的描述都不宜超过六项,并遵循“穷举、互斥”原则。书写具体职责时,可采用动宾短语的格式,以提升精准性。比如,人力资源部经理“制度、计划、文件管理”职能里的第一项具体职责为“组织建立、健全人力资源管理相关的各项制度,报批后组织实施”。

  另外,关键绩效指标的确定也要注意轻重之别。首先通过现有制度文件、访谈、外部资料、标杆职位信息等渠道获取备选指标,进而针对职位职责应达到的绩效标准进行甄选。由于该指标主要用于考核,为体现“关键”二字,一个职位墩多选取5项指标,并依相对重要性排序。

  当职位任职者、职位直接上级和人力资源部经理共同在职位说明书上确认签字后,该说明书就将成为员工工作的主要依据性文件,以及管理者对其实施管理的基础。

  (摘自《中国劳动》)

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关键词:公文, 工作, 应用写作, 生活, 职位说明书,

(全文完        )

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