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我们在机关日常工作中,有四种事务性公文是经常写的:一是工作总结(工作报告),二是专题报告(汇报),三是会议纪要,四是工作简报(含谈话和会议简报)。此四类公文涉及的内容可能不同,但文体的基本要求是相同的,比如主题要鲜明,材料要扎实,结构要严谨,语言要规范等。

四种公文的写作方法是有一番讲究的。所谓讲究不是说有什么深不可测的奥妙,而是说各有一定的要领和要求,还有些惯用的“模块”。这些套路、模块如用得恰到好处,就会使文章阅读起来顺口,理解起来顺畅,记忆起来容易。


工作总结(工作报告)的写法

工作总结和工作报告是大文章,写作难度大一些,大体可按以下方法来写:先用一段导语讲报告的缘由和主旨,然后归纳分类讲工作内容、成果、经验和建议,最后是结束语。

工作总结不好写,时间跨度大的总结更难一些。我认为,一是把一年或几年的工作梳理清楚,抓住重点,不求面面俱到;二是对工作成果有一个实事求是的评价;三是尽可能把成功的做法和基本经验归纳出几条,多则多写,少则少写。工作年复一年总会有一些新的内容、新的进展、新的特点,因此在表述上力求有新词,有新意;四是要有一些前瞻性思考,提出中肯的建议和明确的要求。

例如,吴邦国委员长在2007年3月人代会上所作的全国人大常委会工作报告,开篇有一段该报告的主旨,接着讲过去一年的主要工作,归纳为四点,即立法工作又有新进展、监督工作取得新成效、代表工作迈上新台阶、对外交往开创新局面,用几个“新”字作了总结和概括。用具体事实说明常委会的工作体现了宪法精神,体现了党的主张和人民意志的统一。关于2007年的工作,报告提出146字的总体要求,并列述了几项工作要点,即加强社会领域立法,确保实现立法目标;贯彻实施监督法,增强监督工作实效;提高代表工作质量,充分发挥代表作用等。特别是,在立法工作方面,提出四个“坚持”,强调要着重解决现实生活中迫切需要规范的问题,妥善处理法律的稳定性和变动性、前瞻性和可操作性的关系,充分发挥法律在构建社会主义和谐社会中的规范、引导和保障作用;在监督工作方面,强调一要坚持党的领导,二要处理好人大与“一府两院”的关系,三要围绕中心、突出重点、讲求实效。

温家宝总理在2007年3月人代会上所作的政府工作报告的结构、层次是这样的:第一部分讲2006年工作回顾,包括5点成就、7项工作;第二部分讲2007年的工作总体部署,第三部分专门讲经济,第四部分讲和谐社会建设,第五部分讲深化改革和扩大开放,第六部分讲政府自身建设。接着用了三个自然段分别简要讲军队建设、港澳台问题、外交工作。最后用一小段号召语结束。

两个报告好就好在重点突出、条理清楚、层次分明、结构紧凑。


专题报告的写法

顾名思义,专题报告是就某一特定事件而写的报告,写法比较灵活,根据内容设计结构、安排层次,以说清楚问题为目标。

如,2007年5月吴仪副总理赴美与美财长保尔森共同主持第二次中美战略经济对话,活动多、内容丰富。这个报告怎么写才能既不显得庞杂,又不空洞无物?最后的成文把一个头绪较多、且交流和交锋比较激烈的谈判交代得比较清楚。

这个报告的结构是这样设计的:开头有几行字的引言:“5月22至23日,吴仪副总理与保尔森财长分别作为胡锦涛主席和布什总统的特别代表,在华盛顿共同主持第二次中美战略经济对话,对话取得了成功并达到了预期目的”。下面分五个部分来写:一是对话基本情况(人员、议题、气氛、总的评价)。二是对话开幕式(基辛格、吴仪、保尔森先后致词,为会议定调)。三是对话具体内容(共6项,双方陈述意见,有互动和交流)。四是对话成果(对照我方工作方案作出分析和评价,看哪些达到预期目的,哪些没有达到,共识是什么,尚存的分歧是什么)。五是几点体会(双方重视,密切沟通和配合;我方统一步调,协调立场;此次对话成功有利于中美经贸关系平稳发展;相互尊重、平等对话是取得成功的前提;我方应重视存在的问题和挑战;充分发挥机制的作用)。


会议纪要的写法

会议纪要有纪实性、提要性和约束性三个特点。一般写法是先有一段导言,交代会议名称、目的、时间、地点、规模、参加人员,用几句话交代主要过程。接下来是纪要的主体部分,写会议情况和主要观点,包括对工作的评价、对问题的分析等,可一条一条写,也可综合写,还可摘要写。主体部分的内容讲求扎实。

主体部分的写法很多,但有一些常用的套路:

会议的基本情况通常以“据汇报”开始写一段,即使是不同的部门汇报不同方面的工作,一般情况下也写在一个自然段中。

会议的主要观点通常以“会议认为”开始,用一个自然段来写,基本上是按照会议主持人在听完汇报后的结论性讲话来措辞。如果是听取部门工作汇报,通常首先对该部门开展有关工作的成绩进行评价,然后指出做好工作要坚持什么原则、处理好什么关系、下一步主要抓好哪几个方面的工作等。有时候也用二到三个自然段来写,分别以“会议指出”、“会议认为”、“会议强调”、“会议明确”作为每自然段的开始。如果是研究部署工作,通常首先对该项工作的重要性作出评价,如上级领导有指示和批示,还要先写上一两句表态的话,再讲一讲学习、传达、贯彻落实领导指示,然后指出做好工作主要抓好哪几个方面的工作等,必要时也用二到三个自然段来写。

会议议定意见的通常格式是:以“会议经过讨论(研究),议定以下意见”开头,并分别标出“一”、“二”、“三”等等。内容一般包括:会议是否原则通过该文件,是否需要有关部门根据会议提出的意见进行修改后报批、下发,下一步要具体做好什么工作、怎么做好工作。

会议的议定意见与主要观点一般都是分开写,两者既要紧密联系,表述上又要避免重复。议定意见比较具体,主要写属于操作层面的问题。会议的主要观点比较原则,主要写指导思想等方面的问题。但是,也有一些会议纪要在写完汇报的主要情况之后,直接写会议议定意见,议定意见中先写比较原则的意见,后写比较具体的意见。


简报的写法

简报是交流看法和经验、沟通信息、反映情况、报道动态的公文。在外交场合,会谈和会见简报是记载双方交换意见、交涉问题或协调立场的文件。

简报讲究时效性、简明性,在一定程度上具有新闻的特色。简报的内容有些是机密的,应注意标明密级,限定阅读范围。写外事活动简报通常是先确定一个一目了然的题目,文内应先有个对事由的简单交代,然后写活动和谈话内容。比如:

×××与×××就中美关系等问题交换意见

×月×日,×××应约与×××工作午餐,双方就中美关系和共同关心的国际与地区问题交换意见。×××、×××等在座。

正文根据谈话实际情况写若干部分,都加小标题。在一个议题下一般是谁先谈就先写谁,便于前后呼应,逻辑上比较顺。

另一写法是不列小标题。谈话虽涉及议题比较多,但不是全面铺开讲,加了小标题反而觉得体例不平衡。写时不分“一、二、三”,而是按谈话的顺序写,并把每件事的呼应写清楚。为避免多个议题一口气写完显得庞杂,也可视情分几小段写,眉目清楚。

简报讲究“简”和“要”,内容要做到忠于原意、语言不繁、要点不漏。

上述四种公文写作中常见的毛病往往出在逻辑、结构、内容、语言、语法上。国务院于2000年8月24日发布、2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》第二十五条之(二)要求,草拟公文应当做到“情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短”。对照这些要求,可发现不少问题。

许多文章出毛病,一是出在事理不通,二是出在标准不一,三是出在前后矛盾。究其原因,主要是逻辑推理上出了问题,没有根据逻辑规律来认真推敲自己写出的东西。

我们运用一个概念、使用一个字和词,都要首先明确它究竟是指什么、应该指什么,别人是否明白。如不明白,我们是否要加以说明,如何说明才能使人明白。要考虑先说哪些、后说哪些。如同毛主席所说的,“每件事都要交代六个‘什么’,即什么事、什么人、什么时候、什么地方、什么样子、什么缘故”。要考虑在说明情况之后能作出什么判断,判断是否有牢固的根据。在提出措施建议时,要考虑哪些是主要措施,说明其必要性、可能性,应如何操作。

有些公文常犯概念不清的毛病。比如有一句 “世界发展飞速变化”的话,“发展”和“变化”是两个概念,这样用很不合适。

此外,写作易犯的毛病还有因果关系失当、情况不明、一文多事、用词不严谨、错用易混词等,这都是应该注意避免的。

作者:吕聪敏
原文地址:http://culture.people.com.cn/GB/106905/9072067.html

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关键词:专题报告, 会议纪要, 公文, 吕聪敏, 工作总结, 工作报告, 简报,

(全文完        )

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